档案数字化人员外包服务,西藏提供人事档案整理服务

联系人:丁先生 人员投入 要求培训专门扫描人员进行操作 不需投入专门扫描人员 工作强度 尤其当选择了低速扫描设备时，需专门扫描人员全天满负荷工作，辛苦枯燥。 所有扫描工作全部由扫描公司负责，只需要投入1－2人负责清点提卷和还卷数量，工作强度比较小。 制作质量 难以保证，缺乏扫描经验、缺乏扫描流程的管理经验，以及没有配套的扫描制作软件或扫描制作软件不实用，都会影响扫描的质量。 有保证，长期从事档案扫描工作，为不同机关单位扫描过不同形态的档案资料，拥有专业经验，能够制作出高质量的数字化影像。 见效速度 投入设备款后，由于扫描人员要对设备和扫描流程有一个熟悉的过程，见效时间会较慢。 由专业公司加工档案，不会受设备及人员的限制，只要有足够的场地，就能保证工期，见效速度快。 专业性 档案人员兼职扫描，导致档案人员无法专心本职业务，而扫描也缺乏专业性。 完善的扫描控制流程和管理经验，专业扫描队伍，全神投入，绝对可靠。 成本控制 购买扫描设备时投入后，还要继续在人工和耗材以及管理费用上不断投入。 按照加工量一次性付费，不需要追加后续投资。 投入的利用情况 购买了高于本单位实际需求的扫描设备，会造成设备利用率不高投入不足产出；购买了低于本单位实际需求的扫描设备，会造成工作严重积压，导致应用失败。 无需购买专业扫描设备，只需要按照加工量一次性投入，投资效益早已得到验证。 方案 历史档案交给专业扫描的公司承包制作，新增档案根据专业扫描公司的建议慎重选择扫描系统进行扫描，这样即减小了工作量，又能保证投资的成功！ 数字化工作软件准备 软件内容： 翰海博瑞公司负责提供数字化工作需要的加工流程管理工具软件。 流程管理工具软件功能要求： 能采集各类档案的属性数据。 能对属性数据检查并能进行增、删、改等编辑操作。 能按《档案数据库数据著录标准》要求的数据格式进行数据录入和交换。 能按照数据标准定义好的关联规则，对已经采集到的各类档案数据建立信息关联。 能完成对采集数据的工作量统计分析和采集作业的流程管理。 对于已整理好的档案，按照年度、机构、保管期限、案卷，卷内文件顺序号进行扫描。未整理好的档案资料按历史形成年度的先后进行整理，并提交用户检查验收，然后再进行扫描。 拆卷人员在拆卷时先对需要扫描的档案资料进行整理一遍，并按照卷内目录核对盒内的件数是否准确，然后逐盒逐卷的拆卷。如有短缺立刻上报管理员，并做记录。 档案扫描前整理工作，应做必要的修补工作，如页号、空白页、重件处置。 指标分级 I级错误:严重影响数据精度和数据库系统运行的错误；危害档案实体安全的错误。 II级错误：对数据精度有一定影响，不会严重影响数据库系统运行的错误。 III级错误：对数据精度和数据库系统运行影响不大的一般性错误。 质量检查指标级别关系 对录入校对完成的同一批次的档案及其数据进行10%至20%的比例进行随机抽查，合格率要达到99.5%，不符合要求的批次档案要全部返工。 用户根据发现质量问题的数量，按照每发现一个I级错误扣除质量保证金的0.5%的标准从质量保证金中扣除相应的部分。发生10个II级错误相当于一个I级错误；发生20个III级错误相当于一个II级错误。 指标分级内容表。 具体内容可根据用户实际情况制定《档案数字化工作质量标准及对应错误等级》。 我们采用人工校对或“数据对录”的方式确保数据的准确。 人工校对：分岗、分人操作，同一份档案的录入和校对工作不允许由同一数字化工作人员操作。 .扫描环节的控制： 扫描人员在提交某一批次的扫描图像数据时，首先要应用飞狐数字档案选择本机存储路径统计本次扫描图像的文件个数，并进行文件名称的验证。通过验证后才能上传扫描数据，从而有效的防止因命名错误造成图像原文与目录信息不匹配的错误。 .图像处理环节的质量控制 利用飞狐档案中的验收模块，按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查，标识出不合格图像后，验收系统自动统计出详细的错误列表，如图像有黑边、字迹不清、等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。通过验收模块系统的图像数据则完全符合质量要求。 .图像挂接环节的质量控制 工作人员应用飞狐档案中的批量挂接功能，将扫描图像文件与录入到档案管理软件系统中的目录信息进行批量挂接后，工作人员和用户都可以利用飞狐档案的文件挂接检测功能，选择某一档案门类或年度目录数据检测每一条目信息挂接电子文件的正确性，飞狐档案同时生成检测报告。该报告中列出了检测的目录总数，以及每一条未通过检测目录的详细情况。 . 终产量的核对 工作人员和用户都可以利用飞狐档案的扫描文件统计功能，选择某一档案门类或年度目录数据按照全总、保管期限和机构等统计挂接到系统中的扫描文件个数，随时了解项目的进展情况，方便与翰海博瑞公司的月产量和 终产量进行核对 .过程文档齐全 从接收原始档案资料、拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理，确保档案资料在扫描过程中完整且不被损毁。 项目保密制度与数据安全保护措施 保密是项目的重要内容，也是我们对用户的庄严承诺。翰海博瑞公司将从以下几个方面健全保密制度安全措施： 数据存取权限控制 在数据库系统中必须有对用户的存取资格和权限进行检查的功能。只有检查合格的用户才有权进入数据库系统。在实际操作过程中，必须采用用户权限控制等技术措施进行保护，以防止数据的存取破坏和非法复制。。 .数据备份 为了有效地保护数据，必须建立起数据备份制度。将通过检验后的成品数据刻录成检索光盘，刻录到CD或DVD光盘中；对原始扫描图像也制作一个光盘备份，并在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号以便日后进行查找。数据光盘存放在安全的地方或异地备份。 .数据的法律保护 翰海博瑞公司承诺：不得复制、丢失和涂改原始资料；不得向任何第三方复制、转让和丢失与数据库建设有关的电子数据、不得擅自使用与数据库建设有关的电子数据；在数据采集及建库完毕后，应在规定时间将原始资料归档。 翰海博瑞公司将与用户签订保密协议，从法律方面保护用户的权利。 保密协议样本请见附件三。 数据安全保护的其他要求和建议 (1)整个数字化工作必须在指定的工作场所内完成，任何人不能将档案资料带出工作场所。 (2)翰海博瑞公司严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。 (3)建议用户在加工现场安装监控设备，对所有工作流程进行全过程监控。 (4)翰海博瑞公司建议:为了进一步防止数据不外泄,在整个数字化工作结束后,建议在用户的监督下将所有用于本次项目的PC机硬盘进行格式化。 我方为贵单位实施扫描加工服务，对保密方面的措施采取如下方式： 保密内容（包括技术信息和经营信息）：未经采购方同意，不得拷贝采购方资料。 涉密人员范围：我方参与此次档案数字化加工服务的所有工作人员。 保密期限：长期保密。 采取措施：对我方由于工作原因产生的一切存储介质，均在采购方的监督下格式化。 泄密责任：我方承担因我方泄密所产生的一切经济和法律责任